導入前の課題

中古端末の買取は、1台ごとに状態が違います。同じ機種でも、傷、バッテリー、ネットワーク利用制限、付属品の有無などによって扱いが変わります。つまり在庫が1点物の集合になります。

この事業では、次の業務が同時に動いていました。

・仕入れた端末の在庫管理

・1台ごとの検品

・出荷前の確認

・納品書などの帳票作成

・端末ごとの状態、出荷先、対応状況の管理

それぞれが別の担当者、別の道具で管理されている状態では、在庫の数は合っていても「どの端末が検品済みで、どれが出荷できる状態なのか」がすぐに分かりません。

さらに、検品結果を管理表に転記し、出荷時にまた別の帳票へ写す運用では、作業が増えるだけでなく、記載ミスや確認漏れも起きやすくなります。

検討で決めたこと

最初に決めたのは、検品を起点にして在庫・出荷・帳票作成までつなげることです。

中古端末は1台ごとに状態が違うため、検品結果そのものが在庫管理の中心になります。検品で確認した内容が、その後の出荷可否や帳票作成にも使われます。

そのため、検品結果を後から別の管理表に転記するのではなく、検品した時点で在庫情報に反映される構成にしました。

もう1つ決めたのは、現場の入力を増やさないことです。管理側が見たい項目を増やすだけでは、現場の負担が増え、入力が続かなくなります。入力した内容が、その場で在庫確認や出荷準備に使えることを重視しました。

帳票作成についても、別作業として切り出さない方針にしました。納品書などの書類を作るために同じ情報を再入力するのではなく、業務データから必要な帳票を作れる状態にすることを目指しました。

構築したもの

在庫一元管理システムを中心に、検品結果、在庫状況、出荷情報、帳票作成を同じデータ上で扱えるようにしました。

検品で確認した端末の状態は、在庫情報に反映されます。どの端末が検品済みで、どれが出荷できる状態なのかを、別途集計しなくても確認できるようにしました。

出荷管理では、出荷対象の端末、出荷先、対応状況を確認できます。検品結果と在庫状況が同じ画面上でつながっているため、出荷前に情報を探し回る必要がありません。

帳票作成では、端末情報や出荷情報をもとに、必要な書類を作成できるようにしました。検品結果、端末情報、出荷先情報が同じ流れの中にあるため、帳票作成のために同じ内容を再入力する必要がありません。

現場の作業である検品と、管理側の作業である出荷・帳票作成が、同じ在庫データの上でつながる構成です。

導入後

在庫の状況と出荷の状態が常時見えるようになったことが、最も大きな変化です。

検品については、記録した内容がそのまま在庫に反映されるため、後からまとめて入力する作業が減りました。検品済みの端末はすぐに出荷や管理の判断に使えるため、次の作業を待たせずに進められます。

出荷についても、対象端末の確認から帳票作成までが同じ流れで進められるようになりました。以前は、出荷前に複数の管理表を確認したり、書類作成のために情報を転記したりしていましたが、その作業が減っています。

帳票作成の負担も下がりました。必要な情報がすでに業務データとして登録されているため、書類を作るためだけの入力が不要になります。

運用してみて分かったのは、現場が入力を続けてくれるかどうかが、この種のシステムの成否を分けるということです。入力した内容が、その場で在庫確認や出荷準備に返ってくる設計にしたことで、入力が形骸化せずに続いています。

逆に言えば、現場に返らない入力項目は、どれだけ管理側に必要でも定着しません。

同じ課題を持つ企業様へ

現場作業のある事業をシステム化する際のポイントは3つです。

1）検品結果を、その後の在庫管理・出荷・帳票作成にそのまま使える形にする。

2）現場の入力を増やさない。現場が入力する分は、必ずその現場の作業に返るものにする。

3）帳票作成のためだけの転記をなくす。必要な書類は、業務データから作れる状態にする。

管理側のためだけに作ったシステムは、現場では使われなくなります。現場の作業が楽になり、その結果として管理に必要な情報も自然に集まる形を作ることが大切です。

ご相談

本記事では、実際の検討内容のうち一部のみをご紹介しています。どの業務からAI化・システム化すべきかは、業種と現在の運用によって変わります。

無料相談では、30分で以下を整理します。

・AI化・システム化できる業務の洗い出し
・優先順位（効果と着手しやすさ）
・研修、ツール導入、システム開発の切り分け
・補助金活用の可能性

無料相談のお申し込みはこちら

株式会社Curio　代表取締役　平山 真梨花

ここでは、Claude Codeを使って案件・請求・入金を1つの管理ツールにまとめると、何ができるようになるかをご紹介します。

どんな課題に効くか

・案件はスプレッドシート、請求書は別のサービス、入金は銀行の明細と、3か所に分かれている

・案件の金額を直したのに、請求書側の修正を忘れる

・未入金の案件を把握するのに、毎回突き合わせが必要

・案件の進行状況を知るために、複数の画面を開いている

件数が少ないうちは記憶で回りますが、案件が並行し始めると破綻します。そして破綻に気づくのは、たいてい何かを間違えた後です。

こんなことができます

案件・請求・入金を1つの管理ツールにまとめると、たとえば以下のような運用ができます。

・案件を登録すると、金額や条件をもとに請求書を自動発行する
・請求書の発行前に上長承認を挟み、承認後だけお客様へメールを自動送信する
・請求済み、未請求、入金済み、未入金の案件を一覧で確認する
・銀行明細や入金データと突き合わせ、未入金の案件だけを自動で抽出する
・案件金額を修正したとき、請求書側にも反映し、古い金額のまま送る事故を防ぐ
・担当者、請求予定日、入金予定日ごとに絞り込み、次に対応すべき案件を確認する
・経営ダッシュボードと連携し、入金予定や未入金金額を資金の見通しに反映する

会計ソフトを置き換えるのではなく、案件から見た請求と入金の状態を分かりやすくするためのツールです。会計処理は既存のサービスに任せ、日々の確認・承認・送信・消し込みを楽にする範囲から作ると、導入までの期間を短くできます。

実装はClaude Codeで進めます。案件、請求、入金という3つのまとまりと、その間のつながりを先に作り、必要な画面や承認フローを後から足していきます。最初から完成形を決め切らず、実際に使いながら育てられるのが相性のよい進め方です。

導入するとどう変わるか

金額の転記がなくなります。転記がなくなると、それを確認する作業もなくなります。

未入金が一覧で見えるようになります。思い出したときに確認していたものが、画面を開けば分かる状態になります。

案件の状況を知るために複数の画面を開く必要がなくなります。

経営ダッシュボードと数字を共有すれば、入金の状況がそのまま資金の見通しに反映されます。入力した内容が、別の画面で自動的に意味を持つ状態です。

作るときのポイント

1）同じ数字を2回入力している箇所を探す。そこが最初に潰すべき場所です。

2）会計まで作らない。既存のサービスと役割を分けると、範囲が現実的になります。

3）最初から完成させない。実際に使ってみると、必要だと思っていた機能を使わず、想定していなかった部分に手を入れることになります。使いながら決めたほうが、結果的に早く仕上がります。

ご相談

本記事では、実際に構築できる範囲のうち一部のみをご紹介しています。どこから手をつけるべきかは、業種と現在の運用によって変わります。

無料相談では、30分で以下を整理します。

・AI化・システム化できる業務の洗い出し

・優先順位（効果と着手しやすさ）

・研修、ツール導入、システム開発の切り分け

・補助金活用の可能性

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株式会社Curio　代表取締役　平山 真梨花

ここでは、Claude Codeを使って経営ダッシュボードを作ると何ができるようになるのか、そしてどこで失敗しやすいのかをご紹介します。

どんな課題に効くか

・売上、サービスの利用状況、広告の数字が、それぞれ別の場所にある

・数字を見るのに数分かかるため、忙しい日は見ていない

・異常に気づくのが、月次の振り返りのタイミングになっている

・レポートを作るために、毎回同じ集計作業をしている

数字が存在しないのではなく、見るまでが遠いことが問題です。数分かかるものは、忙しい日には見なくなります。そして見ない日が続くと、変化に気づくのが週単位、月単位で遅れます。

仕組み

各サービスからデータを自動で取得し、1日1回まとめて1画面に表示します。

載せる指標は絞ります。基準は「この数字が動いたら、その日のうちに何かを判断するか」です。判断につながらない数字は、月次のレポートで足ります。全部載せると、どれが重要か分からなくなります。

更新はリアルタイムである必要はありません。1日1回、朝の時点の数字が入っていれば、朝見るという習慣とかみ合います。リアルタイム更新にすると常に見てしまい、かえって判断が細かくブレます。

表示は、数字そのものより変化を優先します。前日比と前週比を並べるだけで、目に入り方が変わります。

手入力の項目は作りません。入力が必要な仕組みは忙しい時期に更新が止まり、止まった画面は誰にも信用されなくなります。

実装はClaude Codeで進めます。各サービスからデータを取得する部分を1つずつ動かして確認し、集計と表示を後から足していきます。見たい数字が増えたときも同じ形で追加できるため、作りきってから使うのではなく、使いながら育てる形になります。

導入するとどう変わるか

毎朝見る習慣がつきます。習慣になるのは、見るのに時間がかからないからです。

異常に気づくのが早くなります。月次で振り返って初めて気づいていた変化を、その週のうちに拾えるようになります。

レポート作成のための集計作業がなくなります。

会議の始め方も変わります。数字の確認から始める必要がなくなり、判断の材料が揃った状態で議論を始められます。

作るときのポイント

1）その数字が動いたら、その日のうちに何か判断するかを問う。しないなら載せない。

2）手入力を前提にしない。更新が止まった瞬間に、その画面は信用されなくなります。

3）載せる指標を定期的に入れ替える。使ってみて見なくなった数字は、置いてあっても目が滑ります。半年ごとに見直すくらいがちょうどよいです。

ご相談

本記事では、実際に構築できる範囲のうち一部のみをご紹介しています。どの数字を見るべきか、どこから自動化すべきかは、事業の形によって変わります。

無料相談では、30分で以下を整理します。

・AI化・システム化できる業務の洗い出し

・優先順位（効果と着手しやすさ）

・研修、ツール導入、システム開発の切り分け

・補助金活用の可能性

無料相談のお申し込みはこちら

株式会社Curio　代表取締役　平山 真梨花